Als je iets ander dan anders doet, is het handig om daar een draaiboek(je) voor te maken.
Hoe doe je dat?
- Plan van achteren naar voren: wanneer is de activiteit? Dat is je start-plandatum.
- Bedenk alle activiteiten die vooraf moeten gebeuren en zet deze op volgorde tussen vandaag, om tussen-deadlines en voor de bedrijfsactiviteit. Dit hoeft niet in heel groot detail – als je een activiteit gaat doen, kun je deze dan in detail plannen.
- Bedenk alle activiteiten die ná de activiteit moeten gebeuren en plan deze in: van voren naar achteren!
- Maak – indien nodig – een apart draaiboek voor de bedrijfsactiviteit zelf.
Gebruik de post-it methode:
- Pak een stapel post-its en een stuk lege muur, raam of deur.
- Schrijf alle activiteiten die moeten gebeuren op de post-its. Eén activiteit per post-it.
- Schrijf de ‘deadlines’ op een andere kleur post-its of zet er een blok omheen. Zet de deadline-datum erop.
- Plak de activiteiten op tijds-volgorde onder of naast elkaar: wat moet je eerst doen, wat daarna? Houdt rekening met activiteiten die niet kunnen starten voordat andere zijn afgerond. Plak deze duidelijk ná elkaar, geef de afhankelijkheid aan met een pijl. Post-its overlappen elkaar nooit.
- Wil je nog met collega’s afstemmen wie wat doet? Zet dan de naam op de post-its.
- Als je aan de activiteit gaat werken, werk je de post-it’s één voor één af. Is er één klaar? Geef dat duidelijk aan (grote krul bijvoorbeeld!).
- Tussentijds check je (als je de bedrijfsactiviteit alleen voorbereid) of overleg je (met je team) hoever je bent. Welke post-its zijn af? Wie kan je helpen om jouw post-its af te krijgen? Wat is jouw volgende taak? etc.
Zo werk je door tot alles – op tijd! – af is voor de activiteit.
